Hoje, com a competitividade alta, investir em novos negócios, equipamentos, processos e serviços é mais que essencial para que a empresa cresça e tenha uma boa posição entre seus concorrentes.
Para introduzir novos serviços ou produtos dentro de uma organização, é necessário que estes projetos sejam bem estruturados, pois são eles que definem padrões de planejamento, execução e monitoramento da proposta de serviço.
Neste post, vamos ajudar você a entender as boas práticas de gestão de projetos.
Afinal, o que são projetos?
De acordo com o PMBOK (Project Management Body of Knowledge), guia mais relevante quando se trata de projetos, projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único e exclusivo. Os projetos e as operações se diferem, principalmente, no fato de que os projetos são temporários e únicos, enquanto as operações são contínuas.
Assim, tudo que é realizado em um projeto bem estruturado serve para entregar produtos ou serviços de maneira exclusiva por meio de etapas determinadas previamente e com recursos limitados. São alguns exemplos de projetos:
- Desenvolver um novo produto, serviço ou resultado;
- Efetuar uma mudança na estrutura, envolvendo pessoas e/ou processos;
- Adquirir, modificar ou desenvolver um sistema;
- Realizar uma pesquisa cujo resultado será registrado;
- Construir um prédio, planta industrial ou infraestrutura.
Um bom planejamento inclui a elaboração e o detalhamento do escopo, a organização dos recursos humanos, financeiros e materiais, a montagem do cronograma e do registro dos custos, o monitoramento dos riscos associados ao projeto, além de uma série de outras ações.
Escolha uma metodologia para trabalhar
Escolha uma metodologia que você e sua equipe consideram ideal para a sua organização. A metodologia tem como objetivo padronizar princípios, técnicas e procedimentos que auxiliam na execução de um projeto.
Existem vários tipos de metodologias e você deve optar a que mais se encaixa no seu negócios e/ou cenário.
A Metodologia Agile/Ágeis é uma opção que se tornou tendência, principalmente na área de TI, por buscar trabalhar projetos e processos de forma menos burocrática, mais flexível e dinâmica. O termo ágil indica que a forma de trabalho é mais prática, rápida ao responder às mudanças e eficiente.
Entre suas principais características estão: Desenvolvimento e busca por melhoria contínua, ciclo de feedback constante, flexibilidade no escopo do projeto, alto nível de inovação e busca por criar valor ao produto final.
A metodologia ágil é preferida pelos gestores de projetos por focar mais em adaptar do que planejar. Por isso, o processo é dividido em mini projetos, fazendo com que a cultura de feedback fique mais presente, pois o cliente consegue ter acesso aos resultados e já entregar suas impressões. Com essas devolutivas, o produto final está cada vez mais próximo da expectativa de quem solicitou.
Ter um grupo de colaboradores engajados, conectados entre si e que cooperam facilmente para entregar os melhores resultados, são essenciais para que a metodologia funcione de verdade.
E, claro, a satisfação dos clientes é garantida. Visto que ele faz parte do processo, acompanha de perto os testes e indica ajustes que contribuirão para o aprimoramento do produto.
Defina um bom escopo
Comece tirando a ideia do papel. Detalhe o máximo possível o produto final, pense em características, quantidades, materiais necessários para que ele seja realizado.
Pensando no produto final apresentado, é possível entender os processos, prazos e abordagem que serão utilizadas para a execução do projeto. Por isso, quanto mais claro e maduro o escopo, mais próximo da realidade ele será e as metas têm chances de serem batidas conforme as expectativas.
O escopo precisa ser seguido até o final do projeto, caso sejam necessárias alterações, façam reuniões de planejamento, mudanças no cronograma e comuniquem a todas as partes que participam do projeto.
Conheça os recursos disponíveis
Aliado ao escopo do projeto, para garantir que ele seja executado no tempo planejado e conforme o objetivo, é preciso conhecer os recursos disponíveis para a execução.
Esses recursos podem ser qualquer coisa que você precise para que o trabalho seja executado plenamente. Dentre eles, o mais importante são as pessoas que você precisará reunir para dar andamento às tarefas.
Então, elabore um orçamento bem detalhado com o quanto será gasto em cada atividade ou etapa do projeto e durante sua execução. Um dos problemas mais conhecidos na execução de projetos é a falta de recursos. Isso atrapalha não somente uma etapa, mas todo o cronograma que foi previamente pensado.
Construa um bom cronograma
Como o projeto bem estruturado é um esforço único e exclusivo para entregar um novo produto ou mudança, o prazo é a chave para ter um resultado que atenda o planejamento.
Sendo assim, crie cronograma realista, marcando o tempo que você precisa para completar as atividades que determinam o objetivo da sua proposta. Quanto mais planejado com o tempo, seguindo todos os prazos, mais preparado você vai estar para imprevistos acontecerem sem impactar na data de entrega.
Para ajudar a criar um bom cronograma, compreenda qual é o ciclo de vida de um projeto bem estruturado. O PMBOK divide a gestão de projetos em 5 fases diferentes:
- Iniciação;
- Planejamento;
- Execução;
- Monitoramento;
- Encerramento.
Monitore constantemente e faça ajustes no planejamento
Não adianta ter medo de realizar mudanças no planejamento. Todos os ajustes são bem-vindos para ajudar o projeto não somente a chegar ao objetivo esperado, mas ter grande sucesso.
Para tanto, é preciso analisar e comparar constantemente aquilo que foi planejado e o que está sendo efetivamente realizado. Dessa forma, você saberá quando é necessário mudar o planejamento para atender a questões específicas do projeto.
Monitorar o projeto deixa você mais atento ao que está acontecendo em tempo real, permitindo que traga mais recursos para concluir as tarefas a tempo ou reduzindo o escopo para uma entrega em uma fase futura.
Não podemos esquecer que o sucesso de um projeto bem estruturado está diretamente ligado à qualificação de seus profissionais. Portanto, invista em bons profissionais, promova capacitação, incentive a sua equipe a realizar cursos.
Mesmo que tenha uma equipe especializada, ter parceiros experientes e com visão de negócio, pode trazer ainda mais resultado para seu projeto de tecnologia. Contrate um especialista em desenvolver sistemas, softwares e integrações de ponta a ponta e conte com uma equipe de experts para encontrar, arquitetar, produzir e sustentar o que o seu negócio precisa. Contrate a Ivory IT.
