Em linhas gerais, a definição de gestão de projetos é um conjunto de ferramentas, habilidades, conhecimentos e técnicas para planejar, organizar, executar e monitorar um projeto. Desta forma, o termo trata de tudo aquilo relacionado ao controle e execução de um projeto. A função é garantir a finalização dentro do prazo, dos recursos previstos e alcance a meta estabelecida.
Assim, ao falar de gestão de projetos, estamos falando de liderar as ações do time para que a entrega seja a melhor possível. Por isso, é importante que a decisão da gestão tenha embasamento em práticas especializadas e estratégias eficazes. O que não é uma tarefa simples, pois os gestores encontram alguns desafios.
Desafios e vantagens da gestão de projetos
Administração de conflitos, lidar com pressão, prazos, equipes diversas e encarar os erros como oportunidades são alguns dos principais desafios da gestão de projetos. Por outro lado, os benefícios são inúmeros. Em primeiro lugar, o maior controle das etapas do processo é uma das maiores vantagens. Isso porque, o gestor de projetos fica responsável por otimizar e simplificar o máximo possível o projeto.
Além disso, a presença da figura do gestor centraliza recursos, prazos e etapas pendentes, o que torna o acompanhamento e desenvolvimento mais prático.
Nesse sentido, a minimização de riscos e agilidade na tomada de decisão são dois fatores que beneficiam muito os projetos quando há uma gestão. Qualquer projeto corre riscos devido ao volume de informações, mas com uma boa gestão e a previsibilidade que ela oferece, eles são minimizados. Isso resulta na agilidade para tomar decisões e prever possíveis cenários de erros, tornando a solução mais assertiva e não comprometendo a execução do projeto.
Como resultado, o time fica mais engajado com tarefas bem definidas. Consequentemente, o cliente fica satisfeito com a entrega dentro do cronograma e os resultados satisfatórios.
Dicas para uma gestão de projetos efetiva
Como ter uma entrega de sucesso na prática? Selecionamos alguns passos para que você realize essa execução na sua empresa:
1. Defina as metas
Antes de tudo, reúna o seu time e defina detalhadamente o que quer alcançar com o projeto e quais são os meios de atingir o objetivo. Avalie se os recursos e os prazos disponíveis são suficientes, alinhando as expectativas das partes, os riscos e mudanças que podem ocorrer no percurso.
2. Defina o escopo e padronize o processo
Primeiramente, o escopo deve estar claro para todos os envolvidos, por isso essa etapa é importante. Defina quais os principais problemas, os critérios e estimativas de qualidade e prazos, requisitos para as entregas etc. Dessa forma, você vai conseguir acompanhar todos os processos de modo sistematizado, a partir das fases definidas anteriormente.
3. Mantenha aberto o canal da comunicação
Quanto mais diálogo, mais clareza, menos problemas e conflitos. Não dialogar é perder a oportunidade de feedbacks e aprendizados. Por isso, garanta que o processo não seja unilateral e que todo o time tenha as informações essenciais para agir com independência e alinhamento. Você, inclusive, pode, dentro das características do negócio e projeto, escolher qual metodologia deve, incluindo dentre elas, as as metodologias ágeis.
4. Faça um controle diário
As metas estabelecidas lá no começo devem passar por constante acompanhamento e ajustes se necessário. O Workflow também tem ligação direta com a gestão de pessoas, bem como o atendimento ao cliente, execução do projeto, prazos e orçamentos. Coloque tudo na ponta do lápis para ter, a longo prazo, o controle amplo das atividades.
Vimos que a gestão de projetos é um fundamental para qualquer empresa que quer resultados e entregas com melhores resultados. Além de garantir a satisfação do cliente e, ainda, executar as tarefas de maneira otimizada. Então, como anda a gestão de projetos na sua empresa?
Na Ivory, temos soluções que vão desde contratação de profissionais para esta gestão até a implementação de todo o projeto com o cliente, garantindo um produto final de sucesso. Nós podemos te ajudar! Entre em contato com nossos especialistas!
