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Comunicação entre colaboradores: por que é importante e qual a ferramenta ideal?

Tecnologia e Inovação - por Fernanda Pinheiro

Comunicação

Comunicação entre colaboradores.

O que mais te motiva a trabalhar: o ambiente da empresa ou a remuneração da vaga? Por incrível que pareça, um estudo realizado pela consultoria Deloitte afirmou que os brasileiros estão mais insatisfeitos com a comunicação entre colaboradores na organização do que com o próprio salário!

Diversos indicadores apontam que entre 70% e 80% das pessoas dizem estar mal informadas sobre as funções da empresa, e isso é um problema grave! Afinal, para ter um time realmente produtivo, você precisa de uma comunicação ágil e efetiva entre seus membros.

Então, se a comunicação interna está sendo um problema para sua empresa, não se preocupe: este texto é para você!

Continue lendo e descubra como escolher a ferramenta de comunicação ideal para levar a sua organização ao próximo nível!

Por que a comunicação entre colaboradores é tão importante?

Sabia que a maior força produtiva de uma organização não está na sua estrutura, e sim nos seus colaboradores? O capital humano é um bem precioso e cada vez mais disputado pelo mercado de trabalho.

Em uma organização moderna, você encontra pessoas de jeitos, culturas e comportamentos completamente diferentes, e toda essa diversidade pode ser um diferencial incrível para empresa.

Entretanto, caso essa riqueza não seja cultivada, especialmente através da comunicação entre colaboradores, essas diferenças profundas podem se tornar um empecilho para a sua organização.

Quando isso ocorre, é comum que o nível de estresse aumente, que a empatia no ambiente de trabalho caia, e que as demandas atrasem ou precisem ser refeitas, reduzindo significativamente a produtividade de todos.

Se você já trabalhou em algum momento em um ambiente tenso e repleto de intrigas, deve saber bem quão ruim e desconfortável isso pode ser. Então, para evitar esse tipo de situação, é fundamental fazer uso de práticas e ferramentas que incentivem o diálogo e o bom convívio entre todos.

Assim, se a comunicação interna se torna um problema para as equipes e seus membros, se torna muito mais difícil tomar proveito de todo o talento da sua equipe.

Portanto, gerir bem a comunicação entre os colaboradores vai influenciar diretamente no desempenho da sua organização.

A implementação de práticas para aperfeiçoar a comunicação entre funcionários tornam as empresas muito mais propensas a ter uma equipe altamente engajada. E, além disso, pode reduzir o turnover, ou a rotatividade de funcionários, em até 20%!

Então, agora que você já sabe da importância de se ter uma boa comunicação interna, vamos seguir ao ponto principal do texto!

Como escolher a ferramenta ideal para comunicação entre colaboradores?

Com os diversos avanços que a tecnologia proporciona, muitas ferramentas surgiram para facilitar e automatizar os principais pilares das operações dentro das empresas.

Enxergando a comunicação como um desses pilares, aplicativos, portais, intranet, rede sociais corporativa, entre outras ferramentas, chegaram para desburocratizar e ampliar a comunicação entre colaboradores.

Mas como escolher as ferramentas de comunicação ideal para sua empresa, e quais são as características fundamentais que você não pode deixar de lado? É isso que vamos abordar agora!

Mobilidade

Internacionalmente, o brasileiro sempre foi famoso por sua facilidade em se comunicar, e isso fica evidente quando olhamos o quanto usamos e adoramos os celulares.

De acordo com dados da FGV, o Brasil possui 230 milhões de smartphones ativamente em uso, o que representa mais de um celular por habitante. Se considerarmos todos os aparelhos digitais, incluindo notebooks e tablets, o número de aparelhos digitais chega a 420 milhões, ou uma média de dois aparelhos por habitante.

Tudo isso para dizer que somos um povo extremamente conectado, e que a mobilidade deve ser considerada ao escolher uma ferramenta de comunicação entre colaboradores.

Na sua empresa, provavelmente todos os funcionários possuem (ou deveriam possuir) um dispositivo móvel. Assim, investir em aplicativos mobile pode ser uma excelente forma de aproximar a organização — mesmo quando à distância ou em home office — e agilizar a comunicação interna.

Não se esqueça: facilitar e disseminar a comunicação entre os colaboradores é o nosso objetivo. Pensando nisso, ter acesso à toda a sua equipe, na palma da sua mão e onde estiver, só pode ser positivo para a sua empresa.

Segurança

Toda empresa possui dados de grande importância e que precisam estar guardados a “sete chaves”, e a troca de mensagens entre colaboradores certamente está no topo das informações mais importantes a serem preservadas.

É através dessa troca de mensagens que são compartilhados planos, ideias e estratégias, que são ativos de enorme valor, especialmente nas mãos de um competidor.

Essa falta de segurança também passa uma impressão de pouco profissionalismo para os seus clientes, que podem encontrar motivos para procurar outros estabelecimentos.

Além disso, com a implementação da Lei Geral de Proteção de Dados, a LGPD, o vazamento de dados em empresas podem, até, gerar sanções governamentais.

Portanto, além de ter seus segredos organizacionais expostos, a falta de segurança na comunicação entre colaboradores pode colocar sua credibilidade em cheque frente aos clientes e levar sua empresa a pagar multas pesadas.

Por isso, a cibersegurança se tornou um fator de extrema relevância na hora de escolher as ferramentas de comunicação interna. Mas como garantir que as mensagens da sua empresa estarão seguras e que apenas os colaboradores terão acesso a elas?

Um bom primeiro passo é instalar a verificação em duas etapas, um recurso que adiciona uma camada extra de proteção aos logins e senhas de todos os emails corporativos e aplicativos de mensagens utilizados por seus colaboradores.

Além disso, é extremamente importante utilizar senhas complexas, extensas e difíceis de serem burladas.

Sites como o LastPass e o Random Password Generator, da empresa brasileira de cibersegurança Avast, disponibilizam ferramentas gratuitas e online para gerar senhas aleatórias e difíceis de serem decodificadas.

Por fim, a intranet é uma boa medida para as empresas que precisam de segurança a todos custo. Isso porque ela funciona como uma “internet privada” e limitada apenas para aqueles que possuem autorização explícita da empresa para acessá-la.

Desta forma, as informações mais importantes e confidenciais da sua empresa não ficarão disponíveis para a internet como um todo, diminuindo as chances de um ataque cibernético.

Funcionalidades

Quais funcionalidades realmente são interessantes para o seu cenário? Essa pergunta vai variar com o segmento, o porte e o público interno da sua organização.

Por exemplo, se a sua empresa for um banco, você precisará de funcionalidades diferentes de uma agência de publicidade ou um escritório de advocacia.

Contudo, algumas funcionalidades se aplicam a todos os tipos de empresa. Agendas compartilhadas, como o Google Calendar, facilitam a gestão de horários e reuniões e podem beneficiar uma gama enorme de empresas independente do setor em questão.

Imagina que você precisa fazer uma reunião com um determinado setor. Definir o dia, horário e pessoas com alguns cliques não é nada mal, e os colaboradores envolvidos em uma reunião receberam uma notificação desse compromisso, diminuindo as chances dele cair em esquecimento.

E em empresas que necessitam compartilhar um grande número de informações, vídeos, treinamentos e conteúdos, ter uma rede de intranet é, novamente, uma boa ideia.

A intranet é especialmente útil para as grandes empresas, ajudando a interligar e agilizar a comunicação entre colaboradores de diferentes departamentos e filiais.

Mas, como falamos no início dessa seção, cada empresa tem suas especificidades. Assim, antes de escolher a ferramenta de comunicação mais adequada, é importante ter em mente se elas serão, de fato, úteis e eficazes para sua organização.

Conclusão

Você já ouviu a frase “comunicar-se com seu semelhante está na base de qualquer relacionamento humano”? Pode não parecer muito, mas lembrar disso na hora de dialogar com seus pares na organização pode fazer toda a diferença.

Quanto maior for o entendimento entre as pessoas, melhor será o bem estar, e maior será a produtividade. E, para ter uma boa comunicação entre colaboradores, a escolha das ferramentas deve ser feita com critérios objetivos. Afinal, você quer resolver um problema comunicacional, e não criar outro, certo?

Assim, encerramos o nosso texto de hoje! Gostou? Então não deixe de assinar à nossa newsletter: é só descer até o final da página e preencher o seu email!

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