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Gestão de documentos: o que é e como otimizar na sua empresa

Tecnologia e Inovação - por Fernanda Pinheiro

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Muitas empresas precisam lidar com um volume gigantesco de arquivos importantes que não podem ser descartados, e é por isso que a gestão de documentos é fundamental. Leia o texto para entender o que é gestão de documentos e como otimizá-la na sua empresa!

Se você tiver que achar uma informação específica nos arquivos da sua empresa, quanto tempo leva até conseguir encontrar? Com uma boa gestão de documentos, você não deve levar mais que poucos minutos para ter acesso a qualquer informação da sua empresa.

A gestão de documentos facilita a administração dos projetos de uma empresa e viabiliza o acompanhamento integral dos seus processos. Por isso, adotar estratégias sólidas para otimizar a gestão de documentos, e estar atento às novas soluções tecnológicas, pode tornar as ações da sua empresa mais inteligentes.

Neste texto, você vai entender o que é gestão de documentos, as vantagens em digitalizar seus arquivos, bem como otimizá-la. Vamos lá?

Confira também: Lei Geral de Proteção de Dados – impactos, penalidades e como se adequar?

O que é gestão de documentos?

A gestão de documentos é uma área da gestão que cuida da parte de manutenção e utilização de arquivos. Então, além de estar encarregada com a aquisição, a gestão de documentos é responsável pela manutenção, organização, descrição e a localização dos arquivos da organização.

No geral, as etapas que envolvem a gestão de documentos e arquivos incluem adquirir ou receber os ofícios da origem; organizá-los e descrevê-los de acordo com o protocolo do escritório; e prover um acesso fácil e rápido a quem precisar acessar os documentos.

Aliás, essa parte final, de garantir uma boa acessibilidade aos arquivos, é uma parte cada vez mais importante do trabalho. Pois, é justamente esse o maior problema que as empresas enfrentam com relação à gestão dos documentos.

Quando se tem uma quantidade muito grande de arquivos, ou quando eles não estão devidamente organizados e descritos, é desperdiçado muito tempo para encontrar algo. E, isso, por sua vez, significa uma enorme perda de produtividade no dia a dia do escritório.

De acordo com uma pesquisa feita pela ABGD (Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos), um funcionário chega a perder até duas horas diárias procurando documentos extraviados entre os departamentos da própria empresa.

Já as grandes organizações perdem um documento a cada 12 segundos, e para recuperá-lo o custo é de US$120. Ademais, muitas empresas podem perder processos judiciais por não encontrarem determinados documentos. 

Então, para evitar problemas com isso, é fundamental investir em uma gestão de documentos digitais. Dessa forma, você pode encontrar qualquer arquivo com facilidade, e sem precisar estar fisicamente no escritório da empresa para isso.

Quais são as vantagens de uma gestão de documentos digitais?

Assim como em diversas outras áreas, a transformação digital impactou bastante a gestão de documentos. O primeiro grande benefício da gestão de documentos digitais é a praticidade em encontrar informações.

Contanto que os documentos estejam adequadamente nomeados, basta digitar seu nome na barra de pesquisa para encontrá-lo rapidamente em meio a milhões de dados.

É muito caro também armazenar uma quantidade muito grande de documentos físicos. Pois você precisará ter salas reservadas apenas para isso, e considerando o preço do metro quadrado nas salas comerciais, esse valor se torna inviável para muitas empresas.

Além disso, ao contrário de arquivos físicos, que são destruídos por traças, fungos e outras coisas, os documentos digitais ficam intactos ao longo dos anos. Ainda mais quando se tem backups na nuvem das informações mais importantes da sua empresa.

Entretanto, é preciso ter sempre em mente a questão da segurança da informação. Para hackers especializados, é muito mais fácil roubar documentos digitais de um servidor sem proteção do que carregar fisicamente toneladas de papel de um escritório.

Por fim, existem dois últimos benefícios em utilizar soluções de cloud computing para a gestão de seus documentos. O primeiro é poder recuperar com facilidade versões antigas de seus documentos. 

E o segundo é poder editar os documentos de forma remota e simultânea, ao mesmo tempo que outros membros da empresa. Isso, por si só, é capaz de dar um enorme ganho de produtividade e facilitar bastante o trabalho em equipe.

Como otimizar a gestão de documentos?

Crie um protocolo para sua gestão de documentos 

O primeiro passo para trazer eficiência à sua gestão de documentos é criar um bom protocolo. Afinal, é o protocolo que especifica como os documentos devem ser nomeados, facilitando o acesso dos colaboradores a eles quando forem necessários.

Nesse sentido, uma boa dica é utilizar nomes intuitivos e autoexplicativos para todas as suas pastas e arquivos. Seja preciso nas nomenclaturas e mantenha o mesmo padrão ao longo do tempo.

Além disso, é importante definir como e quando deve ser atualizado o backup dos seus documentos. E, claro, compartilhe todas as regras do seu protocolo com os funcionários. Só assim é possível manter os documentos organizados e acessíveis para todos da empresa.

Utilize o potencial do cloud computing

Se você já utilizou o Google Docs, então já sabe na prática a diferença que faz o arquivamento de dados em nuvem.

A computação em nuvem é recomendado para empresas que buscam flexibilidade e agilidade. Basta você ter acesso à internet que você pode acessar o arquivo que precisa — o que possibilita, por exemplo, o trabalho home-office.

E para ter uma gestão de documentos segura, seu sistema de armazenamento de arquivos precisa monitorar todas as atualizações e alterações feitas em um documento.

Pois identificar quem teve acesso a tal documento, e qual a finalidade da consulta, é uma medida fundamental, evitando vazamento de informações confidenciais, por exemplo.

Ademais, as plataformas em Cloud Computing possuem rotinas de backup e de recuperação de informações. Em outras palavras, é um seguro para evitar problemas com furtos, catástrofes ou problemas de servidor.

Invista em softwares personalizados

Um software personalizado será construído pensando especificamente nas necessidades e deficiências da sua empresa. Então, no caso de um sistema de gestão de documentos, ele pode trazer funções exclusivas para a sua empresa. 

Por exemplo, com um software personalizado, você pode automatizar o backup de documentos considerados chave para sua empresa, como relatórios de desempenho e vendas. 

Dessa forma, esse salvamento automático evita que falhas humanas (como um colaborador se esquecer de fazer o backup) levem a uma perda de documentos valiosos.

Uma inteligência artificial pode, ainda, analisar constantemente o status dos seus servidores, prevendo quando uma manutenção será necessária, ou quando será preciso uma expansão da capacidade de armazenamento.

Ou, então, se o controle das informações é um fator fundamental para seu negócio, você pode ter um sistema de gestão de documentos que exija chave de segurança, com login e senha, para fornecer acesso a certos tipos de arquivos.

Empresas modernas precisam de uma gestão de documentos moderna 

Ao longo do texto, você pôde perceber a importância de investir em uma gestão de documentos digitais. A organização e o fácil acesso à informações é um fator determinante para o sucesso de uma empresa. 

Ter controle sobre os procedimentos e documentos é essencial para a fluidez e efetividade das atividades. E isso, por sua vez, agiliza o dia a dia dos seus colaboradores, alavancando a produtividade do seu negócio.

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