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Intranet:4 Razões para você apostar em uma

Tecnologia e Inovação - por Fernanda Pinheiro

Intranet

Benefícios de uma intranet.

Você sabe o que é uma intranet? São redes corporativas que utilizam tecnologia e infraestrutura de internet. Informação e tempo são critérios de sobrevivência para uma empresa, aliar a tecnologia é  o grande diferencial.

Sua empresa possui algum portal onde só tem acesso àqueles que foram autorizados? A intranet é semelhante a um site da web, porém ela é uma rede interna exclusiva. O termo intranet surgiu na década de 90 nos EUA com objetivo de implementar e resolver problemas de comunicação interna.

De acordo com a segunda edição da Pesquisa Sobre Comunicação Interna, realizada pela Associação Brasileira de Comunicação Empresarial (Aberje), atualmente 31,6% das empresas utilizam a intranet como o principal veículo de comunicação interna, ultrapassando jornais e revistas corporativas.

Você se preocupa com a transmissão de informações correta? Geralmente, com que velocidade você precisa tomar uma decisão? Você concorda que o tempo de resposta é essencial no mundo competitivo?

Daí a importância de implantar uma estratégia moderna que atende as demandas de comunicação da empresa.  Transmitir aos colaboradores informações relevantes a organização cria um ambiente de confiança e harmonia, capaz de superar desafios e metas.

Por que você deve investir em uma intranet?

A intranet é um ambiente virtual onde é possível compartilhar inúmeras informações com os membros da sua equipe. Visto que a informação é um dos itens mais importantes de uma empresa, você precisa ser estratégico ao utiliza-las. Mas como?

Buscando por transparência, agilidade e assertividade. Por que não utilizar a tecnologia como aliada? Você sabe onde esta o histórico de um projeto do ano passado? Como você dispara comunicados aos seus colaboradores?

Você esta satisfeito com a comunicação interna da empresa? Os setores conseguem interagir entre si?

1. Centralização de informações

Pense em uma empresa que esta desenvolvendo um projeto com diversos participantes, de áreas distintas; porém essas áreas precisam conversar e integrar dados e informações. A intranet seria o sistema responsável por armazenar e distribuir tais informações. É um projeto interno, logo ele compete apenas aos funcionários.

Caso seja necessário alguma informação para tomar uma decisão rapidamente, com apenas alguns cliques é possível acessar todo os histórico do projeto. Surgiu um comunicado que deve ser disparado a todos os colaboradores? Basta “posta-lo” na intranet.

Todos os setores terão acesso aos dados e a interação entre eles serão instantânea. Precisa disponibilizar politicas de integridade do projeto? Tutoriais sobre como proceder diante algumas situações?

Em um único lugar, todas essas informações serão centralizadas e armazenadas, tornando as atividades ágeis e precisas. Além de projetos, você pode disponibilizar tudo o que for pertinente à organização, como informações de RH, políticas de segurança da empresa, regras, notícias e oportunidades.

Solicitação de férias, pedido de suprimentos e alterações nos benefícios, dependendo da empresa são processos burocráticos. A intranet é uma ótima solução, já que é um sistema com objetivo de reduzir esforço e tempo.

2. Acessibilidade

Imagine que você está em uma reunião e precisa apresentar aos investidores o projeto do exemplo acima. Para piorar, você não teve tempo de organizar uma apresentação. É uma grande oportunidade e você precisa explicar detalhadamente todos os detalhes. O que você faria?

Caso a sua empresa tenha uma intranet, é simples. Você irá acessa-la, abrir o histórico do projeto e explicar cada etapa, se for necessário você ainda pode mostrar os resultados diante gráficos que o sistema da intranet formulou para você, a partir dos resultados.

A intranet permite que você faça login de qualquer lugar, basta ter acesso à internet. Essa é mais uma prova de que a informatização é essencial para que a empresa se desenvolva.

Depender de recursos imóveis não é uma boa opção. As informações precisam ser acessíveis e práticas. Isso induz a oportunidades além de demonstrar ao cliente que você está atento as novidades do mercado.

Quando você possui uma rede de comunicação eficaz você reduz o risco de informações contraditórias, evita a famosa “rápido peão”, cria oportunidades, aproxima seu público interno, investe no bem mais importante da sua empresa – colaboradores .

3. Segurança

A intranet é uma rede privada, concorda? Apenas os funcionários da empresa que possuem autorização acessam o sistema. Para efetuar login é necessário informar uma “chave de segurança” que pode ser a matrícula ou CPF do funcionário e uma senha.

É possível, inclusive restringir o acesso à intranet por certos cargos setores ou funcionário. Dessa forma, o colaborador só terá acesso apenas a informações pertinentes as suas atividades.

Ou seja, é construído um fluxo estratégico e seguro. Podemos dizer que as informações é um dos principais ativos da empresa, você concorda?

Promover políticas de conscientização sobre a responsabilidade do login de cada usuário é muito importante. O colaborador deve estar ciente de que sua senha é intransferível e os dados contidos na intranet são sigilosos.

Existe a possibilidade de restringir o horário de acesso à intranet para apenas o período de trabalho, evitando acesso à base de dados e documentos fora do expediente. A intranet é um canal de comunicação extremamente estratégico, porém ele é dependente da consciência dos usuários.

4. Produtividade

Concorda que seus funcionários terão acesso às informações com maior rapidez? O desenvolvimento das atividades serão mais ágeis e etapas burocráticas serão eliminadas. Esse dinamismo tona a empresa e os colaboradores mais produtivos.

Imagine que você precise saber quantas horas foram gastas em um projeto a fim de fatura-las.  Pense no tempo que você iria gastar indo a funcionário por funcionário e perguntando quanto tempo ele se dedicou ao projeto?

Concorda que alguns não saberão precisamente a quantidade de horas? Esse seria um processo que afetaria sua produtividade. Utilizando a intranet é possível que os funcionários disparem um relógio toda as vezes que ele se dedicar a um determinado projeto.

Ao término, com alguns cliques você terá acesso ao esforço gasto. Seu processo de faturamento será mais preciso e rápido. A intranet também permite que um setor trabalhe em cima de um processo e depois libere para que outro setor atualize e finalize a demanda.

A interatividade entre colaboradores promove a produtividade e qualidade das atividades. É bem aquele ditado “Uma mão lava a outra e as duas lavam o pé”, você conhece? “Um colaborador ajuda o outro e os dois constroem um projeto”.

Conclusão

A intranet é uma ferramenta que está sendo adotada por empresas de diversos segmentos que buscam por melhores resultados. A atualização online possibilita uma agilidade indispensável e transparente.

Os funcionários se sentem motivados ao receber a responsabilidade de “zelar” e manusear alguns dados da empresa. Você precisa confiar e acreditar no seu funcionário. A sua empresa possui intranet?

Se tiver alguma dúvida, pode me enviar um email fernanda.pinheiro@ivoryit.com.br. Será ótimo ter você por perto.

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