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Conheça os fundamentos de um bom sistema de integração

Tecnologia e Inovação - por Fernanda Pinheiro

Sistema de Integração.

Fundamentos de um Sistema de Integração.

Observamos que a competição está cada vez mais crescente entre as empresas, e elas por sua vez estão mais atenciosas a processos que auxiliem na diversificação de produção, melhoria de qualidade dos serviços e redução de custos.

Porém muitas empresas estão enfrentando um grande problema: falta de integração entre os setores. O crescimento desordenado, a quantidade de atividades e responsabilidades tem afetado o relacionamento entre todos os níveis operacionais de uma organização.

Ainda que uma empresa possua áreas com funções específicas, a sinergia das atividades impacta positivamente na produtividade e desempenho. E daí surge à importância de um sistema de integração.

Sistema de Integração é o compartilhamento de informações em uma única base de dados. Por exemplo, um aplicativo de comunicação interna pode ser denominado como um sistema de integração, já que ele reúne diversas informações em uma única plataforma disponível a todos os funcionários.

Sua empresa possui intranet? Aquela página interna onde todos os funcionários consultam informações, cadastram dados, se comunicam e consultam manuais e regras da empresa? Esse também é um grande exemplo de sistemas de integração.

Os sistemas de integração podem ser usados também para unir informações de softwares terceiros e disponibilizar todos os dados em apenas um local. E qual o benefício disso? Agilidade, mobilidade, produtividade, automatização e pessoas mais conectadas.

Quando você potencializa o tempo gasto em atividades operacionais você abre portas para novas estratégias e melhorias dentro da organização. Você sabe qual é a quantidade de informações que giram dentro de uma empresa?

Como organiza-las e agrupa-las a fim de obter relatórios e dados consistentes para tomada de decisão?

Fundamentos de um sistema de integração

Pense na sua empresa como um maquinário de um relógio, feito de várias engrenagens. Cada engrenagem é um setor da empresa. Se uma estraga, as demais têm suas funções comprometidas.  E o que fazer para evitar esses estragos?

Conheça os requisitos básicos para que um sistema de integração possa aperfeiçoar as demandas da empresa e alcançar dados cheios de valor para todos os setores.

Comunicação entre departamentos

Você já precisou sair correndo atrás de um documento que estava em outro setor? Os funcionários precisam levar informações de um departamento para o outro como “pombos correios”?

Por que não utilizar um sistema de integração e evitar todos os esses contratempos? Quando falamos na necessidade da comunicação entre os setores, ai está o motivo. Essas tarefas de “levar e buscar” papeis são chamadas de atividades operacionais.

Essas atividades além de tomar muito tempo do funcionário, não agregam valor às informações.      Utilizando um sistema de integração é possível que todos os setores compartilhem seus documentos.

Uma vez armazenados eles serão tratados, isto é, serão integrados a informações de outros setores formando um conjunto de dados disponíveis a todos os departamentos. Esses dados podem ser visualizados em forma de gráficos e tabelas.

Lembrando que tudo isso acontecerá simultaneamente e de forma automatiza. Pensando nos fundamentos de um sistema de integração, ai está o primeiro. Promover a integração entre os setores e agregar valor as informações é um princípio primordial.

Relevância

Em que você se baseia para tomar decisões? A sua empresa possui um histórico de ações? Você consegue comparar a produtividade de um ano para o outro? Como mensurar a relevância de uma informação?

Produzir dados confiáveis, em tempo hábil e relevante para a empresa é mais um fundamento de um bom sistema de integração. Concorda que todas as informações devem ser integradas em prol de um objetivo?

Por exemplo, os dados do setor de estoque devem ser compartilhados com a produção e com departamento de vendas a fim de obter informações como: a empresa tem quantos produtos em estoque? É necessário produzir quanto hoje? Foram vendidos quantos produtos? O estoque e a produção conseguem atender as vendas?

Percebeu que a integração entre essas informações tem um objetivo? E que o histórico de informações como essas podem ser utilizados futuramente para ver a possibilidade de contratar novos funcionários, aumentar a produção ou observar quanto às vendas caíram em função da quantidade de material em estoque?

Eficiência

Você reconhece a diferença entre eficiência e eficácia? Eficácia define apenas a finalização de uma atividade, por exemplo, quando você consegue concluir uma lista de 5 atividades que tinha agendado. Eficiência significa concluir todas as atividades utilizando menos recurso em um menor tempo.

Um sistema de integração é como um catalisador, ou seja, ele gere dados a partir de uma base de informações que você oferece a ele. Como é um sistema automatizado ele age com extrema eficiência. Não se esqueça, tempo é dinheiro.

Os dados emitidos por um sistema de integração devem ser unidos à eficiência e relevância. O sistema tem a função de desburocratizar processos e otimizar atividades.

Segurança

Manutenção de privacidade, confidencialidade e segurança são princípios fundamentais de um sistema de integração. Esse sistema deve possuir chaves para acesso, isto é login e senha para cada funcionário.

Alguns dados devem ter acesso restrito e esses sistemas devem gerenciar quais os logins podem ter acesso a tais informações. Ao adquirir um sistema de integração, vale avaliar o fornecedor. Optar por empresas conceituadas e éticas é fundamental para construção de uma parceria.

Plataformas de integração devem cumprir com a abordagem de melhores práticas da indústria com relação a normas de integridade e segurança. As normas de segurança da empresa também devem ser evidenciadas.

Conclusão

Recorrer a um sistema integrado já é comum em grande parte das empresas nos dias de hoje. Essa prática se expande a todos os segmentos e portes de organizações. As vantagens trazidas por suas implementações vão de otimização de tarefas à redução de custos.

Sua empresa utiliza algum sistema de integração? Ele está de acordo com os princípios citados acima? Você consegue perceber a importância de um sistema de integração?

Se tiver alguma dúvida ou sugestão pode me enviar um email: fernanda.pinheiro@ivoryit.com.br. Será ótimo ter você por perto.

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