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Como otimizar a gestão de documentos da sua empresa?

Tecnologia e Inovação - por Fernanda Pinheiro

Gestão de documentos.

Otimização da gestão de documentos.

A grande maioria dos empresários brasileiros lidam com um volume monstruoso de documentos que não podem ser descartados. E para se livrarem desse “problema” muitos acabam adotando medidas equivocadas, como o armazenamento de informações em salas impróprias.

Essa ação resulta em uma grande desorganização documental, provocando perdas, exposição de informações e dificuldade no momento de localizar um documento.

Daí a importância de uma gestão de documentos racional e eficiente. De acordo com a  pesquisa feita pela ABGD (Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos), um funcionário chega a perder até duas horas diárias procurando documentos extraviados entre os departamentos da própria empresa.

Já as grandes organizações perdem um documento a cada 12 segundos, e para recuperá-lo o custo é de US$ 120. Entendeu a importância da gestão de documentos?

A Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991 identifica a gestão de documentos “como um conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes  sua produção,  tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”.

Você sabia que apenas 30% dos arquivos municipais brasileiros possuem condições razoáveis quanto à preservação e gerenciamento dos acervos definidos pela Lei citada acima?

Qual é a quantidade de documentos gerados diariamente dentro da sua empresa? Todos são tratados e armazenados de forma correta? Como lidar com a dimensão de dados que circulam dentro de uma organização?

Muitas empresas perdem processos judiciais por não encontrarem determinado documento. E aí eu te pergunto, quanto você está perdendo por não investir corretamente na gestão de documentos da sua empresa?

Como garantir a confidencialidade dos documentos dentro de uma organização? Como é restringido as pessoas que acessam o arquivo físico da sua empresa? A rastreabilidade dos documentos é acessível e ágil?

Pensando em uma gestão de documentos eficiente, o armazenamento de arquivos necessita de um sistema que monitore todas as atualizações e alterações feitas em um documento, concorda?

Identificar quem teve acesso a tal documento e a finalidade da consulta é uma grande medida de segurança, evitando vazamento de informações confidências.

Sua empresa possui arquivos que constam o salário, bonificação, vale transporte e alimentação de cada funcionário, certo? Acredito que quase todas as empresas possuem esse tipo de documento, mesmo que seja uma simples planilha do Excel.

Concorda que a perda desses documentos ou o acesso de um colaborador errado a esses arquivos pode gerar um grande problema para empresa? Imagina esse problema multiplicado ao valor de um documento que garante o desempenho  de uma organização?

2 Dicas valiosas

Acompanhar as constantes mudanças e alterações no ambiente organizacional, identificar ameaças e fraquezas sem deixar de buscar novas oportunidades de crescimento resulta positivamente no desempenho de uma organização.

A praticidade oferecida pelo meio digital é ampliada a partir do momento em que você se torna apto as novas tecnologias. A acessibilidade é uma revolução no processo de gestão de documentos tornando-se uma realidade do ambiente corporativo.

Sua empresa está atenta às novas soluções tecnológicas? Fique atento as dicas abaixo!

Gestão de Documentos Digitais

Até então quando um documento não era encontrado no computador os colaboradores corriam para o arquivo físico para recuperá-lo.  Visto que é uma ação ineficiente e que gasta muito tempo, a tecnologia surgiu para ser utilizada de forma integral.

Você já ouviu falar em soluções de Cloud Computing? Essa solução permite que o armazenamento de documentos sejam feitos em estruturas preparadas para receber e gerenciar grande quantidade de dados.

O arquivamento de dados em nuvens é recomendado para empresas que buscam flexibilidade e agilidade. Os documentos podem ser compartilhados apenas aos funcionários que competem tal informação. Eles poderão ter acesso de qualquer lugar, desde que tenham acesso a internet.

Você já utilizou o Google Docs? Aquela funcionalidade do Gmail que te possibilita compartilhar um documento com outros colaboradores. Sempre que houver uma atualização você será notificado, além da possibilidade de marcar comentários.

Basta você ter acesso a internet que você tem acesso a tal arquivo. Agora imagina essa solução na proporção da sua empresa? Assim são as soluções em Cloud Computing.

As plataformas em Cloud Computing possuem rotinas de backup e de recuperação de informações, garantindo que esses documentos estejam salvos de furtos, catástrofes ou problemas de equipamentos que um servidor local estaria sujeito.

Software Personalizado

É muito importante que os documentos sejam alocados em um lugar centralizado, isto é, que comporte todas as informações que circulam dentro de uma organização. Um software personalizado é um sistema que será construído pensando nas necessidades e deficiências da sua empresa.

A gestão de documentos se torna mais eficiente quando ela é automatizada. Utilizando uma chave de segurança (login e senha) o funcionário terá acesso a informações relacionadas as suas funções e/ou setor.

Sua empresa costuma emitir relatórios de desempenho e vendas ao final de um certo período? Qual a probabilidade desses documentos físicos sumirem?  Quantos relatórios serão emitidos ao longo de um mês? Será que realmente é necessário imprimir tantos documentos diariamente?

Quanto tempo você gasta indo na opção “pesquisa” de um software e solicitando o que você deseja? Quanto tempo você gasta procurando um documento que você precisa em cima da sua mesa?

Indicadores afirmam que há um aumento de 20% na produtividade dos funcionários quando todos os dados e informações necessário para realização de suas atividades têm fácil acesso.

A Norma ISSO 9001:2000 exige uma sistemática para preservação dos documentos de valores históricos e implantação da Gestão de Documentos. Sua empresa esta atenta as normas e leis que asseguram a gestão da qualidade, organização e segurança dos documentos?

Conclusão

A organização é um fator determinante para o sucesso de uma empresa. Ter controle sobre os procedimentos e documentos é essencial para a fluidez e efetividade das atividades.

A gestão de documentos viabiliza o acompanhamento integral dos processos e facilita a administração dos projetos de uma empresa. Adotar estratégias sólidas para otimizar a gestão de documentos e estar atento as novas soluções tecnológicas torna as ações da sua empresa mais inteligente.

Sua empresa utiliza alguma ferramenta para otimizar a gestão de documentos? Vocês sabem exatamente onde está cada informação e como localizar?

Se tiver alguma dúvida ou sugestão pode me enviar um email: fernanda.pinheiro@ivoryit.com.br. Será ótimo conversar com você.

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