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Como aplicar o 5W2H na aquisição de um aplicativo de comunicação interna?

Tecnologia e Inovação - por Fernanda Pinheiro

5W2H

Aplicando o 5W2H na aquisição de um aplicativo de comunicação interna.

Você já ouviu falar em 5W2H? É uma ferramenta que pode ser utilizada para organizar e planejar atividades. Por exemplo, você quer adquirir um aplicativo de comunicação interna para sua empresa, o 5W2H irá assegurar o máximo de clareza a todos os envolvidos no processo.

A ferramenta 5W2H surgiu no Japão por profissionais da indústria automobilística durante estudos da qualidade total, representando uma metodologia composta por 7 perguntas (5+2), que relacionam o projeto com os resultados almejados. As perguntas são:

  1. What (O que?);
  2. Who (Quem?);
  3. When (Quando?);
  4. Where (Onde?);
  5. Why (Por que?);
  6. How (Como?);
  7. How much (Quanto?).

Qual resposta você daria para as sete perguntas em relação as suas principais tarefas dentro da empresa? Não pense que essa metodologia pode ser usada apenas no âmbito empresarial, planejar todas as nossas atividades diárias deveria ser um hábito comum.

Você sabia que as taxas de retenção de clientes são 18% maiores quando os funcionários estão altamente envolvidos aos objetivos da empresa? Mas infelizmente 88% dos funcionários não são apaixonados por seu trabalho, e 58% não o recomendam.

Quando falamos sobre as condições de trabalho, os funcionários de hoje valorizam a transparência como um dos aspectos mais importantes da empresa.

Quando você utiliza aplicativos? Compras, bancos, viagens, entretenimento? Por que não utilizar no trabalho?

Aplicativos de comunicação interna são plataformas móveis fáceis de ser integrada a vida dos funcionários, possui alta usabilidade, baixo custo e pode estar presente em dispositivos que já existe no bolso da grande maioria dos seus colaboradores.

Como sua empresa garante a transparência das informações? Os funcionários estão satisfeitos com os canais de comunicação disponíveis?

Aplicando o 5W2H

Reconhecer a necessidade de um aplicativo de comunicação interna não é algo complexo, mas como apresentar e convencer superiores e colegas que essa solução irá influenciar na qualidade do ambiente organizacional e nos resultados?

Concorda que inicialmente você define um problema? Por exemplo: os colaboradores estão desmotivados, a equipe está dispersa e a disseminação de informações não está precisa. Depois de definido, o problema precisa ser entendido. Por exemplo: Por que os colaboradores estão desmotivados? Por falta de reconhecimento ou politicas de incentivo?

É muito importante que o problema definido seja similar ao problema entendido. Isto corresponde que você compreendeu exatamente qual é a causa raiz e suas sugestões de solução serão assertivas.

Unir à metodologia 5W2H a necessidade de adquirir um aplicativo de comunicação interna dará segurança a você e a todos os envolvidos, aumentando a credibilidade da nova ferramenta que está sendo adquirida.

1. What?

Acima, falamos da importância de definir um problema. Após entendido pensamos em uma possível solução, no nosso caso: um aplicativo de comunicação interna.  Neste item, será definido qual será o objetivo do aplicativo de comunicação interna.

Concorda que cada empresa possui um cenário? Por exemplo, em uma grande empresa o objetivo de um aplicativo de comunicação interna pode ser aproximar e unir as filiais. Isto é, em uma única plataforma todas as plantas terão acesso às noticias e resultados da empresa.

Em outro cenário, o objetivo do app será motivar os funcionários. Ideias inovadoras e resultados inesperados serão divulgados a toda à equipe. Ou o objetivo da sua empresa pode ser a união de todos os citados acima.

Quando você define um objetivo, ao final do projeto você consegue dimensionar os resultados precisamente. Por que você vai trabalhar todos os dias? Por que você compra uma roupa? Quando você executa uma atividade sem objetivo você não consegue prever os riscos, vantagens e desvantagens daquela ação.

2. Who?

Quem serão os envolvidos no desenvolvimento do aplicativo de comunicação interna? Será desenvolvido internamente? Você irá procurar empresas que oferecem esse tipo de produto?

Quem serão os responsáveis por monitorar e acompanhar esse projeto? Quem cuidará do lançamento do app? Quem será responsável por explicar todos os colaboradores da importância dessa nova ferramenta?

Quem é o responsável pela resolução do “problema”? Você já ouviu aquele ditado “Filho feio não tem pai?” Ainda que os resultados não sejam como o esperado, é muito importante que o projeto tenha um dirigente.

3. When?

Estamos falando da resolução de um problema, certo? Em quanto tempo esse “problema” deverá ser resolvido? Você só pode controlar o que é mensurado. Como identificar que o projeto está atrasado? Como planejar estratégias de lançamentos?

Por exemplo, você terá 1 semana para cotar preços de fornecedores, 2 semanas para escolher a melhor opção. Dependendo da escolha, 1 mês para o desenvolvimento, 15 dias para teste. No dia X será o lançamento.

A grande maioria das pessoas acabam deixando para fazer tudo quando “aperta”. Quando você estabelece prazos para cada etapa além de reduzir o tempo, você não precisa fazer nada com pressa e tomar decisões por impulso.

Você já definiu quando será a data de lançamento do aplicativo de comunicação interna da sua empresa?

4. Where?

Onde será resolvido o “problema”? É um problema da empresa, certo? Daí, temos a reposta. Mas, vocês irão optar por um app de prateleira (que já existe no mercado) ou vão desenvolvê-lo do zero?

Se você optar pela segunda opção, onde esse app será desenvolvido? A escolha de fornecedores éticos e responsáveis pode ser um grande desafio. Não deixe de conhecer as politicas de segurança da empresa.

5. Why?

Na pergunta “what” você define um objetivo. Para alcançar esse objetivo você deve fraciona-lo em atividades, daí vem a pergunta “Why”?

Por exemplo: 1. Cotar fornecedores; 2. Decidir tecnologia; 3. Analisar propostas; 4. Fechar um contrato; 5. Definir funcionalidades que o app terá; 6. Testar; 7. Lançar; 8. Politicas de engajamento contínuo; 9. Manutenção; 10. Produção de conteúdo para o app.

Mas você sabe porque executar todas essas atividades? Você conhece a importância do seu serviço? Quando questionamos algo, criamos senso crítico. Quando você se questionar o porque de cada atividade, você irá identificar se realmente é necessário executa-la.

Por exemplo, caso você opte por um app de “prateleira” você não precisa definir funcionalidades, já que esses itens são estipulados pelo fornecedor.

Por que você está implantando um aplicativo de comunicação interna?

6. How?

O 5W2H é uma metodologia, certo? Concorda que será uma ótima opção utiliza-la no processo de aquisição de um aplicativo de comunicação interna?

Nesta pergunta será definido um método para resolução do problema. Por exemplo, se você optar por desenvolver um app, escolher um fornecedor que trabalhe com metodologia ágil é fundamental.

Métodos ágeis são práticas eficazes que se destinam a permitir a entrega rápida e de alta qualidade do produto.  Percebe como é interessante trabalhar com métodos?

Além desses métodos definidos pela literatura, você pode criar um método. Por exemplo, você irá promover palestras trimestrais sobre a importância da comunicação interna dentro de uma empresa. Assim você irá manter seus funcionários cientes sobre a importância do app.

7. How Much?

Qual será o custo para resolver o “problema”? Esse critério vai variar de acordo com as respostas acima. O custo não será restrito apenas ao desenvolvimento do app. Você irá gastar com politicas de divulgação?

Será necessário contratar funcionários para resolução desse problema? Quais são todos os gastos envolvidos, diretamente ou não para manter um aplicativo de comunicação interna ativo?

Conclusão

Concorda que as empresas precisam melhorar continuamente seu desempenho? A tecnologia tem sido uma grande aliada, porém ela precisa andar juntamente com metodologias que garantem planejamento e organização.

Não adianta possuir um grande app na “manga”, sem saber utilizá-lo da forma correta, certo? Sua empresa trabalha com alguma metodologia? Vocês conseguem prever os resultados? Sua empresa possui algum aplicativo de comunicação interna?

Se tiver alguma dúvida, pode me enviar um email fernanda.pinheiro@ivoryit.com.br. Será ótimo ter você por perto.

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